Fachkundige Stelle beim Gründungszuschuss: Wer darf ausstellen, was kostet es?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Anerkennung zuerst klären: Welche fachkundige Stelle Ihre Arbeitsagentur akzeptiert, kann regional unterschiedlich gehandhabt werden – holen Sie sich vorab eine kurze Bestätigung (idealerweise schriftlich).
• „Wer darf ausstellen?“ ist klar – „wer wird akzeptiert?“ ist der Engpass: Genannt werden u. a. IHK/HWK, berufsständische Kammern, Fachverbände und Kreditinstitute; zusätzlich kommen je nach Fall z. B. Steuerberatung oder Unternehmensberatung infrage.
• Kosten sind Ihre Entscheidung – und meist Ihr Risiko: Die Agentur für Arbeit weist darauf hin, dass Kosten aus der Wahl der Stelle grundsätzlich nicht übernommen werden; Preise und Modelle variieren stark.
• Unterlagenqualität entscheidet über Tempo: Ein stimmiger Businessplan plus nachvollziehbare Finanzplanung reduziert Rückfragen und macht die Tragfähigkeitsprüfung prüffähig.
• Zeitpuffer einplanen: Terminlage, Rückfragen und Nacharbeit sind häufig der limitierende Faktor – planen Sie realistisch und vermeiden Sie Last-Minute-Abgaben.

Wenn Sie eine Tragfähigkeitsbescheinigung benötigen, kann eine strukturierte Vorbereitung viel Zeit sparen – hier finden Sie den passenden nächsten Schritt: Tragfähigkeitsbescheinigung anfragen.

Dieser Leitfaden ist für Gründerinnen und Gründer, die den Gründungszuschuss vorbereiten und jetzt eine fachkundige Stelle auswählen müssen. Er hilft Ihnen, Zulässigkeit und Kosten sauber einzuordnen, Unterlagen zielgerichtet zusammenzustellen und typische Stolpersteine früh zu vermeiden. Wenn nach dem Lesen noch Unsicherheit bleibt, ist der nächste sinnvolle Schritt ein kurzer Abgleich mit der zuständigen Agentur für Arbeit, bevor Sie Zeit und Geld investieren.

Kurzüberblick

Für den Gründungszuschuss brauchen Sie in der Regel eine Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit Ihrer Gründung (häufig „Tragfähigkeitsbescheinigung“ genannt). Entscheidend sind zwei Punkte: ob die Stelle für Ihren Fall akzeptiert wird und ob Umfang sowie Kosten transparent zu Ihrer Situation passen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen eine praxistaugliche Auswahl-Logik, typische Kostenlogiken und eine Checkliste, mit der Sie die Prüfung strukturiert vorbereiten.

Rechtsrahmen und Begriffsklärung (kurz, aber wichtig)

• Rechtsgrundlage: In § 93 SGB III ist geregelt, dass zum Nachweis der Tragfähigkeit eine Stellungnahme einer fachkundigen Stelle vorzulegen ist; dort werden insbesondere IHK, HWK, berufsständische Kammern, Fachverbände und Kreditinstitute genannt. (§ 93 SGB III – Gesetze im Internet)
• Was die Bundesagentur für Arbeit konkret nennt: Als Beispiele für fachkundige Stellen werden u. a. IHK, HWK, Banken, Fachverbände sowie z. B. Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfungen, Unternehmensberatungen und Einrichtungen der Existenzgründungsberatung aufgeführt. Außerdem wird darauf hingewiesen, dass die Agentur für Arbeit Kosten aus Ihrer Wahl grundsätzlich nicht übernimmt. (Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen)

Wichtig: Dass eine Stelle „grundsätzlich fachkundig“ sein kann, bedeutet nicht automatisch, dass jede Dienststelle jeden Anbieter im Einzelfall ohne Rückfragen akzeptiert. Planen Sie deshalb einen kurzen Anerkennungs-Check ein.

Entscheidungs-Navigator: 6 Fragen, die Ihre Wahl klären

• Passt die Stelle fachlich zu Branche und Vorhaben? Aktion: Prüfen Sie Referenzen/Schwerpunkte (Branche, Rechtsform, Markt). Signal: Die Stelle kann in 2–3 Sätzen erklären, nach welchen Kriterien sie Ihr Vorhaben prüft.
• Wird die Stelle von Ihrer Arbeitsagentur akzeptiert? Aktion: Fragen Sie nach bevorzugten/üblichen Stellen oder akzeptierten Typen. Signal: Sie erhalten eine klare Rückmeldung (E-Mail-Notiz, Vermerk, Merkblatt oder eindeutige Aussage im Termin).
• Wie transparent ist der Leistungsumfang? Aktion: Lassen Sie sich schriftlich geben, was geprüft wird (Businessplan, Finanzplanung, Qualifikation, ggf. Gespräch). Signal: Angebot/Checkliste der Stelle mit klaren Ein- und Ausschlüssen.
• Wie realistisch ist der Zeitplan? Aktion: Fragen Sie nach Terminfenster und Bearbeitungsdauer nach vollständiger Abgabe. Signal: Konkretes Zeitfenster plus Definition, wann Unterlagen „vollständig“ sind.
• Wie werden Kosten berechnet? Aktion: Klären Sie Pauschale vs. Aufwand, Zusatzkosten für Nacharbeit, Fristen. Signal: Preis- und Nacharbeitsregel ist nachvollziehbar dokumentiert.
• Wie viele Rückfragen sind wahrscheinlich? Aktion: Bitten Sie um eine Vorab-Sichtung auf „Prüffähigkeit“. Signal: Sie bekommen eine kurze Mängelliste (z. B. fehlende Zahlenlogik, unklare Zielgruppe), bevor die eigentliche Stellungnahme erstellt wird.

Vergleich und Auswahlkriterien: Welche fachkundige Stelle passt?

Die folgenden Optionen sind typische Wege. Entscheidend ist, was in Ihrer Region praktikabel ist, wie gut die Stelle Ihr Vorhaben fachlich einordnen kann und ob Kosten sowie Zeitplan zu Ihrem Antrag passen.

Hinweis zur Praxis: Selbst innerhalb einer „Kategorie“ (z. B. IHK) können Abläufe und Entgelte je Region abweichen. Nutzen Sie die Kategorie deshalb als Startpunkt, nicht als Zusage.

Kosten: Was Sie realistisch einplanen sollten (ohne falsche Sicherheit)

Zwei Dinge sind gleichzeitig wahr:

1. Die Kosten sind nicht bundeseinheitlich.
2. Die Agentur für Arbeit weist ausdrücklich darauf hin, dass sie die Kosten, die Ihnen durch die Wahl der fachkundigen Stelle entstehen, grundsätzlich nicht übernimmt. (Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen)

Damit Sie verlässlich planen können, schauen Sie weniger auf „Preislisten“, sondern auf Kostenfaktoren, die Sie konkret beeinflussen können:

• Komplexität des Vorhabens: Mehr Produkte/Leistungen, mehrere Zielgruppen oder eine internationale Komponente erhöhen Prüfaufwand. Entscheidungssignal: Die Stelle stellt mehr als „reine Formularfragen“, z. B. zur Preislogik und Kapazitätsplanung.
• Qualität der Unterlagen bei Erstabgabe: Unklare Annahmen führen zu Rückfragen und Nacharbeit. Entscheidungssignal: Ihre Finanzplanung ist in sich schlüssig (Mengen × Preise = Umsätze; Kosten sind begründet; Liquidität passt zu Zahlungszielen).
• Tiefe der Finanzplanung: Monatliche Planung, Investitionen, Finanzierung, private Entnahmen und Steuern müssen nachvollziehbar sein. Entscheidungssignal: Die Stelle kann auf Ihren Zahlen „nachrechnen“, ohne neue Informationen erfinden zu müssen.
• Leistungsumfang der Stelle: Manche prüfen nur Tragfähigkeit, andere bieten zusätzlich Feedbackschleifen oder Vorbereitungsgespräche. Entscheidungssignal: Angebot trennt klar „Prüfung“ von „Begleitung/Coaching“.
• Zeitdruck: Kurzfristige Termine können teurer sein oder zu Qualitätsverlust führen. Entscheidungssignal: Sie bekommen einen fixen Termin, aber nur bei vollständigen Unterlagen.

Konkrete Preise hängen vom Anbieter ab. Dass Entgelte möglich sind, zeigen z. B. regionale IHK-Angebote mit veröffentlichten Gebührenmodellen; zugleich gibt es IHKs, die unter bestimmten Voraussetzungen kostenfrei arbeiten. Beispiele finden Sie u. a. bei der IHK Gießen-Friedberg (Entgelte je Zielgruppe) und der IHK Reutlingen (kostenfrei unter definierten Bedingungen). (IHK Gießen-Friedberg: FAQ Gründungsberatung, IHK Reutlingen: Fachkundige Stellungnahme)

Ablauf in der Praxis: Von der Auswahl bis zur Abgabe

Der tatsächliche Ablauf ist regional leicht unterschiedlich. Dieses Muster hilft, die typischen Engpässe zu vermeiden.

• Anerkennung klären: Aktion: Kurz mit der Arbeitsagentur abstimmen, welche Arten von Stellen üblich akzeptiert werden. Signal: Sie haben eine klare Aussage, bevor Sie beauftragen.
• Stelle auswählen und Umfang fixieren: Aktion: Angebot/Leistungsbeschreibung anfordern (inkl. Nacharbeit). Signal: Schriftlicher Umfang, der zur BA-Anforderung passt.
• Unterlagen prüffähig machen: Aktion: Businessplan und Finanzplanung so aufbereiten, dass Annahmen nachvollziehbar sind. Signal: Eine außenstehende Person kann Ihr Modell in 10 Minuten erklären.
• Formularweg klären: Aktion: Nach dem passenden Vordruck und Abgabeformat fragen (z. B. BA-Formular für die Stellungnahme). Signal: Die Stelle bestätigt, welches Formular genutzt wird. (Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen)
• Rückfragen strukturiert beantworten: Aktion: Antworten mit Quellen/Belegen (Angebote, Verträge, Kalkulationen) liefern. Signal: Rückfragen werden weniger und konkreter.
• Stellungnahme fristgerecht einreichen: Aktion: Abgabe mit vollständigen Anlagen dokumentieren. Signal: Sie haben eine Bestätigung (Eingang, Versandnachweis, Upload-Beleg).

Voraussetzungen und Unterlagen: Was die fachkundige Stelle typischerweise sehen will

Für die Stellungnahme zur Tragfähigkeit nennt die Bundesagentur für Arbeit als Kernunterlagen insbesondere:

• Beschreibung des Vorhabens (Businessplan)
• Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan
• Umsatz- und Rentabilitätsvorschau (Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen)

In der Praxis erwarten viele Stellen zusätzlich (je nach Branche):

• Lebenslauf und Qualifikationsnachweise (z. B. Zeugnisse, Zulassungen)
• Angebote/Preislisten oder Kalkulationsgrundlagen (warum dieser Preis?)
• Miet-/Pachtentwurf, wichtige Verträge oder Kooperationsnachweise
• Nachweise zu Genehmigungen (wenn erforderlich)

Tipp für Prüffähigkeit: Legen Sie Annahmen offen. Ein Satz wie „Ich rechne mit 20 Kundenterminen pro Woche“ ist erst dann belastbar, wenn Sie kurz zeigen, wie Sie diese Termine gewinnen (Marketingkanäle) und wie die Kapazität (Zeit, Anfahrt, Vor-/Nachbereitung) dazu passt.

Checkliste (mit Entscheidungssignalen)

• Klären Sie mit Ihrer Arbeitsagentur, welche Arten von fachkundigen Stellen in Ihrer Region üblich akzeptiert werden; Signal: Sie haben eine eindeutige Aussage, bevor Sie beauftragen.
• Wählen Sie eine Stelle, die Ihre Branche nachvollziehbar beurteilen kann; Signal: Die Stelle nennt Prüfkriterien und typische Risiken in Ihrem Markt.
• Fordern Sie eine schriftliche Leistungsbeschreibung an (Prüfumfang, Gesprächstermine, Nacharbeit); Signal: Angebot enthält klare Ein- und Ausschlüsse.
• Prüfen Sie, ob die Stelle den BA-Prozess kennt (Vordruck/Abgabeformat); Signal: Es wird konkret auf den BA-Vordruck für die Stellungnahme verwiesen. (Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen)
• Machen Sie Ihre Finanzplanung prüffähig (Mengen, Preise, Kosten, Liquidität, Finanzierung); Signal: Jede Zahl lässt sich auf eine Annahme oder einen Beleg zurückführen.
• Legen Sie eine kurze Annahmen-Seite bei (z. B. Preis, Auslastung, Zahlungsziele); Signal: Rückfragen betreffen Details statt Grundlogik.
• Bringen Sie Qualifikation und Eignung in eine klare Form (1 Seite: Erfahrung, Nachweise, fehlende Kompetenzen + Plan); Signal: Die Stelle muss nicht „zwischen den Zeilen“ suchen.
• Definieren Sie Ihren Starttermin realistisch und mit Puffer; Signal: Sie können zwei Termine nennen (Wunsch + spätester Termin) und die Abhängigkeiten erklären.
• Lassen Sie vorab eine Vollständigkeitsprüfung machen (Kurzsichtung); Signal: Sie erhalten eine Liste fehlender Dokumente vor dem eigentlichen Prüftermin.
• Dokumentieren Sie Kommunikation und Einreichungen (E-Mail, Upload, Empfang); Signal: Sie können jederzeit belegen, was wann abgegeben wurde.
• Entscheiden Sie bewusst über „Prüfung“ vs. „Begleitung“: Beides kann sinnvoll sein, ist aber nicht dasselbe; Signal: Angebot trennt die Leistungen und Preise transparent.

Typische Fehler und Korrekturen

Anerkennung wird erst nach Beauftragung geprüft

• Problem: Sie zahlen oder investieren Zeit, und am Ende gibt es Rückfragen zur Zulässigkeit der Stelle.
• Korrektur: Vorab kurz mit der Arbeitsagentur abstimmen, welche Arten von Stellen akzeptiert werden; Signal: Sie haben eine klare Rückmeldung, bevor Sie starten.

Businessplan ist beschreibend, aber nicht prüffähig

• Problem: Idee ist verständlich, aber Zielgruppe, Wettbewerb und Umsatzlogik bleiben unklar.
• Korrektur: Ergänzen Sie eine knappe Marktlogik (Zielgruppe, Nutzen, Preis, Vertriebskanal) mit wenigen belastbaren Belegen; Signal: Die Stelle kann Ihren Kundenzugang in einem Satz wiedergeben.

Finanzplanung hat Zahlen, aber keine nachvollziehbaren Annahmen

• Problem: Umsätze wirken „gesetzt“, Kosten sind pauschal, Liquidität wird übersehen.
• Korrektur: Arbeiten Sie mit einfachen, prüfbaren Treibern (z. B. Anzahl Aufträge × Preis × Stornoquote) und zeigen Sie Zahlungsziele; Signal: Eine dritte Person kann Ihre Rechnung nachbauen.

Zeitplan ist zu knapp für Rückfragen

• Problem: Termindruck führt zu unvollständigen Unterlagen und damit zu mehr Nacharbeit.
• Korrektur: Planen Sie mindestens eine Rückfrageschleife ein und definieren Sie einen internen Abgabetermin vor dem „eigentlichen“ Termin; Signal: Sie haben einen Puffer, ohne Qualität zu verlieren.

Leistungsumfang ist unklar (Prüfung vs. Beratung)

• Problem: Es entstehen Zusatzkosten, weil Nacharbeit, Gespräche oder Überarbeitungen nicht abgegrenzt sind.
• Korrektur: Lassen Sie den Umfang schriftlich trennen (Prüfung, Feedback, Überarbeitung, Express); Signal: Jede Zusatzleistung hat eine klare Regel.

Fachkundigkeit passt nicht zum Vorhaben

• Problem: Die Stelle kann Ihre Branche nicht sinnvoll einordnen, prüft dann „formal“ oder stellt viele Grundsatzfragen.
• Korrektur: Wählen Sie eine Stelle mit nachweisbarer Nähe zur Branche oder zu vergleichbaren Geschäftsmodellen; Signal: Rückfragen sind spezifisch (z. B. Margen, Kapazität, Marktpreise), nicht allgemein.