Tragfähigkeitsbescheinigung: BA GZ 04 Vordruck richtig ausfüllen

Schnellantwort: Für den BA‑Vordruck „Stellungnahme Fachkundige Stelle (BA GZ 04)“ zählt vor allem, dass Ihre Unterlagen die Kreuze im Formular fachlich tragfähig machen: Businessplan + Finanzplanung + Nachweise müssen zusammenpassen. „Zwingend“ ist weniger ein einzelnes Blatt, sondern die nachvollziehbare Herleitung Ihrer Zahlen und die geschlossene Finanzierung. Wenn Sie an irgendeiner Stelle schätzen müssten: erst Zahlenlogik und Anlagen klären, dann die Tragfähigkeitsbescheinigung beauftragen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Rolle des BA GZ 04: Die fachkundige Stelle beurteilt die Tragfähigkeit; über den Gründungszuschuss entscheidet die Arbeitsagentur im Einzelfall.
• Kernunterlagen: Businessplan, Kapitalbedarfs‑ und Finanzierungsplan sowie Umsatz‑ und Rentabilitätsvorschau (plus Lebenslauf und Qualifikationsnachweise).
• Entscheidender Maßstab: Jede Annahme muss auffindbar und begründet sein (Umsatzlogik, Kosten, Kapitalbedarf, Finanzierung, Lebenshaltung).
• Typische Stolpersteine: Umsätze ohne Herleitung, Finanzierungslücken, zu niedrige laufende Kosten, fehlende Zulassungen.
• Guter nächster Schritt: Bauen Sie ein prüffähiges Unterlagenpaket, das eine fachkundige Stelle ohne Rückfragen nachvollziehen kann.

Wenn Sie Ihre Zuordnung von Formularfeldern zu Businessplan und Finanzplanung verlässlich prüfen lassen möchten, kann eine begleitete Tragfähigkeitsbescheinigung der passende nächste Schritt sein.

Dieser Leitfaden ist für Gründerinnen und Gründer, die den Gründungszuschuss vorbereiten und den BA‑Vordruck BA GZ 04 ohne vermeidbare Lücken ermöglichen möchten. Sie erhalten eine praxistaugliche Feld‑/Anlagen‑Zuordnung und konkrete Prüfpunkte für Businessplan und Finanzplanung. Nächster Entscheidungsschritt: Unterlagen finalisieren, dann die Stellungnahme bei einer fachkundigen Stelle anfordern.

Kurzüberblick

Der Vordruck „Gründungszuschuss (GZ) – Stellungnahme Fachkundige Stelle (BA GZ 04)“ wird von der fachkundigen Stelle ausgefüllt und unterschrieben – Sie liefern dafür die vollständigen Angaben und Belege. Die Bundesagentur für Arbeit nennt als Kernunterlagen Businessplan, Kapitalbedarfs‑ und Finanzierungsplan sowie Umsatz‑ und Rentabilitätsvorschau und stellt den Vordruck im Download bereit: Gründungszuschuss beantragen (Arbeitsagentur) und BA GZ 04 – PDF. Rechtlich ist die Stellungnahme als Nachweis der Tragfähigkeit im Zusammenhang mit § 93 SGB III verankert: § 93 SGB III (gesetze-im-internet.de).

BA GZ 04 ausfüllen: Feld‑ und Anlagen‑Zuordnung (was Sie vorbereiten müssen)

Wichtig vorab: Das Formular arbeitet mit Ja/Nein‑Einschätzungen (z. B. „Umsätze realistisch?“, „Kapitalbedarf realistisch?“, „ausreichende Lebensgrundlage?“). Die fachkundige Stelle kann diese Kreuze nur verantworten, wenn Ihr Zahlenwerk stimmig ist und sich im Businessplan wiederfindet.

Die folgende Zuordnung ist bewusst „unterlagenorientiert“: Sie zeigt, welche Teile Ihres Businessplans und Ihrer Finanzplanung die typischen BA‑GZ‑04‑Stellen tragen. Im Einzelfall kann die Arbeitsagentur oder die fachkundige Stelle zusätzliche Nachweise anfordern.

Was die Arbeitsagentur und fachkundige Stellen typischerweise als „Muss‑Kern“ sehen

Die Arbeitsagentur benennt als Standard‑Unterlagen für die fachkundige Stellungnahme insbesondere Businessplan, Kapitalbedarfs‑ und Finanzierungsplan sowie Umsatz‑ und Rentabilitätsvorschau (häufig ergänzt um Lebenslauf und Qualifikationsnachweise). Das ist auf der BA‑Seite zum Gründungszuschuss zusammengefasst und im Musteranschreiben ebenfalls enthalten: BA‑Übersicht und BA GZ 03 Musteranschreiben – PDF.

Ein häufiger Praxisfehler ist, diese Dokumente „formal“ abzugeben, aber die Zuordnung nicht zu liefern. Besser: Sie erstellen ein Paket, in dem jede Ja/Nein‑Frage aus dem BA GZ 04 durch Text UND Zahlen beantwortet wird.

Finanzplanung vorbereiten: Welche Werte Sie vor dem BA GZ 04 festziehen sollten

Für die Tragfähigkeitsbescheinigung ist Ihre Finanzplanung nicht nur „Anhang“, sondern der Prüfrahmen. Die fachkundige Stelle sucht nach einem plausiblen Weg von der Geschäftsidee zur Lebensgrundlage.

1) Umsatzlogik (für BA GZ 04, insbesondere C/12)

Statt großer Marktversprechen braucht es eine kleine, prüfbare Herleitung:

• Zielkunden: Wer kauft konkret?
• Leistungspaket: Was genau wird verkauft (und wie oft)?
• Preislogik: Preis pro Einheit/Stunde/Projekt.
• Mengenlogik: Wie viele Abschlüsse sind in der Anlaufphase realistisch?
• Kanal und Vertrieb: Wie kommen Anfragen zustande?

Beispiel (vereinfachte Herleitung): Sie bieten eine Dienstleistung für 180 € pro Termin an. In den ersten 2 Monaten erreichen Sie im Schnitt 10 Termine/Monat (Anlauf), ab Monat 6 sind es 25 Termine/Monat (Stammkunden + Empfehlungen). Daraus ergeben sich 1.800 € bzw. 4.500 € Monatsumsatz – und genau diese Sprunglogik muss mit Ihrem Marketing‑/Vertriebsplan zusammenpassen.

2) Kosten und Betriebsergebnis (für BA GZ 04, insbesondere C/13)

Kosten werden in der Praxis oft zu knapp angesetzt. Für eine prüffähige Rentabilitätsvorschau hilft diese Ordnung:

• Fixkosten: Miete, Telefon/Internet, Software, Versicherungen, Beiträge.
• Variable Kosten: Wareneinsatz, Material, Versand, Fremdleistungen.
• Einmalige Kosten: Gründung, Ausstattung, Website, Genehmigungen.
• Abgaben/Reserven: Steuern (als Annahme), Sozialversicherung (als Annahme), Rücklagen.

Entscheidend ist nicht „perfekte Steuerplanung“, sondern eine nachvollziehbare, konservative Kalkulation. Wenn Sie mit sehr niedrigen Kosten planen, müssen Sie erklären, warum (z. B. Homeoffice statt Ladenlokal, vorhandene Ausstattung).

3) Kapitalbedarf vs. Finanzierung (für BA GZ 04, insbesondere C/14)

Hier scheitern viele Pakete an einer simplen Rechenlogik:

• Kapitalbedarf beantwortet: „Wie viel Geld brauchen wir wofür – und wann?“
• Finanzierung beantwortet: „Woher kommt genau dieses Geld – und ist es verfügbar?“

Praktisch heißt das: Jede größere Position braucht einen Zeitpunkt (z. B. „Monat 0“) und eine Quelle (Eigenmittel, Darlehen, Zahlungsziel, Förderung). Eine „Rest‑Position“ ohne Herkunft ist ein klares Risiko.

4) Lebensgrundlage (für BA GZ 04, insbesondere C/15)

Die Frage im Formular zielt darauf, ob das Vorhaben nach einer Anlaufphase eine tragfähige Existenz sein kann. Dazu gehört, dass Sie Ihre private Mindest‑Lebenshaltung im Blick haben.

Konservativ und gut prüfbar ist folgende Vorgehensweise:

• Legen Sie eine private Mindest‑Monatssumme fest (Wohnen, laufende Kosten, Versicherungen).
• Planen Sie Entnahmen so, dass sie erst steigen, wenn Umsatz und Liquidität es hergeben.
• Zeigen Sie, ab welchem Monat das Modell diese Mindest‑Summe voraussichtlich decken kann.

Checkliste: Unterlagenpaket für BA GZ 04 und Tragfähigkeitsbescheinigung

• Stellen Sie den Businessplan als „prüfbares Dokument“ fertig, damit eine fachkundige Stelle Text und Zahlen ohne Interpretationsarbeit verbinden kann. Prüfpunkt: Jede Finanzzahl (Umsatz, Kosten, Investition) ist im Text an mindestens einer Stelle kurz begründet und findet sich identisch in der Planung wieder.
• Ergänzen Sie eine Anlagenübersicht mit Dateinamen und Kurzinhalt, um Nachfragen zur Vollständigkeit zu vermeiden. Prüfpunkt: Die Anlagenübersicht deckt 100 % der eingereichten Dateien ab und enthält Datum/Version.
• Erarbeiten Sie eine Umsatzherleitung mit 2–4 Treibern (Preis × Menge × Auslastung), damit „Umsätze realistisch?“ fachlich beantwortbar ist. Prüfpunkt: Für die ersten 6 Monate ist erkennbar, wie sich Menge/Auslastung entwickelt (Anlauf → Stabilisierung).
• Dokumentieren Sie die Preislogik (z. B. Preisliste, Vergleich, Kalkulation), damit Ihre Annahmen nachvollziehbar sind. Prüfpunkt: Es gibt mindestens eine konkrete Quelle (Preisliste, Angebot, Kalkulationsblatt) je Hauptleistung.
• Legen Sie den Kapitalbedarfsplan mit Zeitpunkt und Beleg an, um die „Kapitalbedarf realistisch?“-Prüfung zu stützen. Prüfpunkt: Jede Position über einem von Ihnen definierten Schwellenwert (z. B. 300 €) hat eine Quelle (Angebot/Recherche) und einen Anschaffungsmonat.
• Schließen Sie den Finanzierungsplan rechnerisch, damit keine Finanzierungslücke im Paket bleibt. Prüfpunkt: Summe Finanzierung entspricht Summe Kapitalbedarf; „offen“ ist nur als echte Alternative mit Betrag und Plan B ausgewiesen.
• Ergänzen Sie die Rentabilitätsvorschau um eine kurze Kostenbegründung, damit Betriebsergebnis und Kostenstruktur plausibel sind. Prüfpunkt: Die fünf größten Kostenpositionen sind durch Vertrag/Angebot/Marktpreis belegt oder mit nachvollziehbarer Annahme erklärt.
• Prüfen Sie Liquidität in der Anlaufphase (Zahlungsziele, Vorleistungen), damit das Vorhaben nicht nur „auf dem Papier“ funktioniert. Prüfpunkt: Für die ersten 3–6 Monate ist sichtbar, dass fällige Zahlungen (Miete, Versicherungen, Wareneinkauf) ohne Zahlungsausfall bedient werden können.
• Fügen Sie Lebenslauf und Qualifikationsnachweise geordnet bei, damit fachliche und kaufmännische Eignung prüfbar wird. Prüfpunkt: Lebenslauf enthält klare Stationen zur Branche und eine kurze Begründung, wie fehlende Punkte (falls vorhanden) geschlossen werden.
• Klären Sie Genehmigungen und Eintragungen (falls relevant), damit das Formularfeld zu Zulassungsvoraussetzungen nicht ins Leere läuft. Prüfpunkt: Für jede erforderliche Zulassung liegt ein Nachweis vor oder ein Status „beantragt“ mit Datum und zuständiger Stelle.
• Formulieren Sie eine kurze „Logik der Tragfähigkeit“-Zusammenfassung, damit die fachkundige Stelle das Gesamtbild schnell erfassen kann. Prüfpunkt: Die Zusammenfassung nennt Startdatum, Zielkunden, Umsatzlogik, Finanzierung und den erwarteten Zeitpunkt der Tragfähigkeit in klaren Sätzen.
• Stimmen Sie Abgabeformat, Bearbeitungszeit und Rückfragenweg ab, damit keine Frist durch organisatorische Reibung verloren geht. Prüfpunkt: Sie haben eine schriftliche oder eindeutig dokumentierte Rückmeldung zum Ablauf (E‑Mail/Portalhinweis) und ein geplantes Abgabedatum.

Typische Fehler und Korrekturen (damit BA GZ 04 nicht an Plausibilität scheitert)

Umsätze wirken „geschätzt“

• Problem: Umsätze werden pauschal erhöht, ohne Preis‑/Mengenlogik oder nachvollziehbaren Kundenzugang.
• Korrektur: Umsätze aus wenigen Treibern herleiten und den Anlauf (Akquise, Auslastung) sichtbar machen.

Kosten sind zu niedrig oder unvollständig

• Problem: Laufende Kosten (Versicherungen, Beiträge, Software, Mobilität) fehlen oder sind unrealistisch gering.
• Korrektur: Kostenstruktur anhand von Belegen/Marktpreisen prüfen und die größten Positionen kurz begründen.

Finanzierungslücke im Kapitalbedarf

• Problem: Kapitalbedarf ist höher als die gesicherte Finanzierung; „späterer Kredit“ ist nicht konkret.
• Korrektur: Finanzierung schließen (Eigenmittel belegen, Zusagen dokumentieren, Alternativen mit Beträgen festhalten).

Kapitalbedarf ohne Zeitbezug

• Problem: Investitionen und Gründungskosten sind nicht datiert; dadurch bleibt unklar, ob die Anlaufphase finanzierbar ist.
• Korrektur: Jede größere Position mit Zeitpunkt versehen und einen Anlaufpuffer ergänzen.

Lebensgrundlage nicht sichtbar

• Problem: Private Mindestkosten/Entnahmen fehlen oder werden erst sehr spät bedacht.
• Korrektur: Mindest‑Lebenshaltung definieren und zeigen, ab wann sie aus dem erwarteten Ergebnis tragbar erscheint.

Zulassungsvoraussetzungen ungeklärt

• Problem: Für genehmigungspflichtige Tätigkeiten ist nicht belegt, dass die Voraussetzungen erfüllt werden.
• Korrektur: Statusliste zu Genehmigungen erstellen (liegt vor/beantragt/Frist) und Belege beifügen.

Widersprüche zwischen Text und Zahlen

• Problem: Businessplan beschreibt ein Angebot, das Zahlenwerk rechnet aber mit anderen Preisen, Mengen oder Kosten.
• Korrektur: „Einmal durchziehen“: Produkt/Leistung, Preise, Mengen, Kosten und Investitionen an einer Stelle festlegen und überall identisch übernehmen.

Unterlagenpaket ist nicht lesefreundlich

• Problem: Viele Dateien ohne Ordnung; die fachkundige Stelle findet Annahmen nicht schnell.
• Korrektur: Anlagenübersicht, klare Dateinamen, einheitliche Versionierung und eine kurze Zusammenfassung beilegen.