Tragfähigkeitsbescheinigung: Kosten steuerlich absetzen

Schnellantwort: Häufig können Sie die Kosten für eine Tragfähigkeitsbescheinigung (inklusive Businessplan und Finanzplanung) als (vorweggenommene) Betriebsausgaben erfassen, wenn der betriebliche Bezug klar ist und die Belege sauber sind. Entscheidend sind Rechnung, Leistungsbeschreibung und die nachvollziehbare Zuordnung zur Gründung. Wenn private und betriebliche Anteile gemischt sind oder die Gründung später nicht umgesetzt wird, sollten Sie die Einordnung vor Abgabe der Steuererklärung mit Steuerberatung klären.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Grundsatz: Absetzbar ist in der Regel, was betrieblich veranlasst ist; das ist bei Gründungsausgaben oft möglich, wenn der Bezug zur geplanten Selbständigkeit plausibel dokumentiert ist (Definition Betriebsausgaben: EStG § 4).
• Typische Kostenbestandteile: Tragfähigkeitsbescheinigung, Prüfung und Überarbeitung von Businessplan und Finanzplanung, Beratungsgespräche und ggf. Unterlagenaufbereitung.
• Häufige Stolpersteine: Unklare Leistungsbeschreibung, Rechnung auf falschen Empfänger, fehlender Zahlungsnachweis oder Vermischung mit rein privaten Ausgaben.
• Umsatzsteuer: Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn Sie umsatzsteuerlich dazu berechtigt sind (z. B. nicht als Kleinunternehmer nach UStG § 19 auftreten und die Voraussetzungen von UStG § 15 erfüllen).
• Gründungszuschuss-Kontext: Für den Gründungszuschuss verlangt die Arbeitsagentur regelmäßig eine fachkundige Stellungnahme (Tragfähigkeitsbescheinigung); den Antrag stellen Sie bei der Arbeitsagentur (Bundesagentur für Arbeit).
• Nächster Schritt: Klären Sie jetzt, ob Rechnung, Belegablage und Finanzplanung konsistent sind – dann ist die steuerliche Erfassung meist deutlich einfacher.

Wenn Sie die Tragfähigkeitsbescheinigung inklusive Prüfung von Businessplan und Finanzplanung strukturiert vorbereiten möchten, finden Sie eine kompakte Übersicht auf unserer Seite zur Tragfähigkeitsbescheinigung.

Diese Seite ist für Gründerinnen und Gründer gedacht, die die Kosten rund um die Tragfähigkeitsbescheinigung einordnen und das Beleg- und Finanzplan-Handling sauber aufsetzen wollen. Relevant ist das besonders, wenn Sie einen Gründungszuschuss bei der Arbeitsagentur planen oder in der Vorgründungsphase bereits externe Hilfe für Businessplan und Finanzplanung nutzen. Ihre nächste Entscheidung: Welche Leistungsbestandteile wurden tatsächlich erbracht – und sind diese auf der Rechnung eindeutig nachvollziehbar?

Kurzüberblick

Die Tragfähigkeitsbescheinigung ist meist kein „Einzeldokument“, sondern das Ergebnis einer Prüfung Ihres Gründungskonzepts. Steuerlich geht es deshalb weniger um den Namen der Bescheinigung, sondern um die Frage, ob die Aufwendungen betrieblich veranlasst und belegbar sind. Mit einer klaren Dokumentation (Rechnung, Leistungsumfang, Zahlungsnachweis, Zuordnung zur Gründung) lassen sich spätere Rückfragen häufig vermeiden.

Voraussetzungen und Kriterien

1) Betriebliche Veranlassung: Wofür war die Ausgabe wirklich?

Für die steuerliche Einordnung zählt der inhaltliche Bezug zur geplanten selbständigen Tätigkeit: Diente die Leistung der Vorbereitung Ihres Unternehmens (z. B. Businessplan, Finanzplanung, Tragfähigkeitsprüfung, fachkundige Stellungnahme), spricht das grundsätzlich für Betriebsausgaben im Sinne von EStG § 4.

Praktisch hilfreich ist eine einfache Abgrenzung:

• Eher betrieblich: Markt- und Wettbewerbsanalyse für den Businessplan, Rentabilitätsvorschau, Liquiditätsplanung, Plausibilitätsprüfung des Konzepts, Ausfüllen/Beifügen der Unterlagen für die fachkundige Stellungnahme.
• Eher privat oder gemischt: Allgemeine Lebensberatung, Bewerbungscoaching ohne konkreten Unternehmensbezug, private Schuldenberatung, Leistungen ohne Bezug zu Ihrem Vorhaben.

Wenn Leistungen gemischt sind, ist eine nachvollziehbare Aufteilung oft der sauberste Weg: beispielsweise nach Stunden oder klar getrennten Leistungspositionen auf der Rechnung. Wichtig ist, dass die Aufteilung nicht „gefühlt“, sondern anhand von Unterlagen erklärbar ist.

2) Vorgründungsphase: „Vorweggenommene“ Betriebsausgaben in der Praxis

Viele Gründungsausgaben entstehen, bevor die Tätigkeit offiziell startet. In der Praxis werden solche Aufwendungen häufig als vorweggenommene Betriebsausgaben behandelt, wenn der Entschluss zur Gründung erkennbar ist und die Kosten unmittelbar auf das konkrete Vorhaben zielen.

Damit die Zuordnung überzeugend ist, helfen drei Dinge:

• ein datierter Businessplan oder eine Versionierung (z. B. Stand „Februar 2026“),
• eine konsistente Finanzplanung, die mit dem Vorhaben korrespondiert,
• Belege, die Leistungsdatum und Leistungsinhalt klar ausweisen.

3) Zeitpunkt: In welchem Jahr erfassen?

Das hängt von Ihrer Gewinnermittlungsart ab:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Häufig ist der Zahlungszeitpunkt maßgeblich (wann wurde bezahlt?).
• Bilanzierung: Häufig zählt die wirtschaftliche Verursachung (wann wurde die Leistung erbracht?).

Wenn Sie unsicher sind, vermeiden Sie „Schätzbuchungen“: Halten Sie stattdessen die Unterlagen vollständig vor und klären Sie die Zuordnung vor Abgabe der Erklärung.

4) Gründungszuschuss: Rolle der Arbeitsagentur und der fachkundigen Stelle

Beim Gründungszuschuss sind Ablauf und Unterlagen durch die Arbeitsagentur geprägt; die fachkundige Stellungnahme ist ein zentraler Bestandteil des Antragswegs (Bundesagentur für Arbeit). Viele fachkundige Stellen verlangen dafür einen schlüssigen Businessplan und eine tragfähige Finanzplanung (Beispiel-Unterlagenliste: IHK Gießen-Friedberg).

Für die steuerliche Behandlung ist wichtig: Die Kosten entstehen typischerweise durch Ihre Auswahl der fachkundigen Stelle und den Umfang der Prüfung; regionale Hinweise betonen, dass eine Kostenübernahme durch die Agentur nicht zugesagt wird (Beispiel-Informationsblatt: IHK/Agentur-Kontext (PDF)). Das ist kein steuerliches Kriterium, aber es beeinflusst die praktische Frage, ob es überhaupt zu einer Erstattung kommt.

5) Umsatzsteuer: Vorsteuerabzug nur bei passenden Voraussetzungen

Wenn auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen ist, stellt sich die Frage nach dem Vorsteuerabzug. Grundlinien:

• Vorsteuerabzug setzt u. a. voraus, dass Sie die Leistung für Ihr Unternehmen beziehen und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (UStG § 15).
• Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, ist Vorsteuerabzug in der Regel ausgeschlossen (UStG § 19).

Wenn Sie die umsatzsteuerliche Einordnung noch nicht festgelegt haben, vermeiden Sie vorschnelle Vorsteuer-Entscheidungen nur „wegen der Rechnung“. Klären Sie zuerst, ob und ab wann Sie umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer auftreten wollen.

Vergleich und Optionen: Leistungsumfang sinnvoll wählen

Nicht jede Gründung braucht den gleichen Umfang an externer Unterstützung. Für die steuerliche Erfassung ist der konkrete Leistungsinhalt außerdem wichtiger als das Etikett.

Nur Tragfähigkeitsbescheinigung (Prüfung vorhandener Unterlagen)

Das passt, wenn Businessplan und Finanzplanung bereits schlüssig sind und nur die fachkundige Prüfung fehlt.

Tragfähigkeitsbescheinigung plus gezielte Überarbeitung

Sinnvoll, wenn einzelne Teile (z. B. Preislogik, Liquiditätsplanung, Umsatzannahmen) noch nicht belastbar sind und Sie dafür fachliche Rückmeldung benötigen.

Gesamtpaket inklusive Businessplan und Finanzplanung

Hilfreich, wenn Sie noch kein tragfähiges Konzept haben oder wenn Sie schnell ein konsistentes Gesamtbild für Arbeitsagentur, Bank oder Kammer benötigen. Achten Sie besonders auf eine klare Leistungsbeschreibung mit getrennten Positionen (Erstellung, Überarbeitung, Prüfung, Stellungnahme), damit die Nachvollziehbarkeit in der Buchführung nicht leidet.

Kostenbestandteile und Nachweise (praxisnah)

Die steuerliche Entscheidung wird oft leichter, wenn Sie die Rechnung in überprüfbare Bausteine zerlegen. Die Tabelle hilft Ihnen, Rechnungspositionen in konkrete Nachweise und nächste Schritte zu übersetzen.

Checkliste

• Prüfen Sie, ob die Rechnung eindeutig auf Sie als Gründerin/Gründer bzw. Ihr Unternehmen ausgestellt ist, damit die Ausgabe zuordenbar bleibt. Prüfpunkt: Rechnungsempfänger, Anschrift und ggf. Steuernummer/USt-IdNr. sind korrekt und nicht „unbekannt/privat“ formuliert.
• Verlangen Sie eine präzise Leistungsbeschreibung (z. B. Tragfähigkeitsprüfung, Businessplan-Überarbeitung, Finanzplanung), weil allgemeine Formulierungen Rückfragen begünstigen. Prüfpunkt: Die Rechnung nennt konkrete Leistungsteile und nicht nur „Beratung“ ohne Bezug.
• Trennen Sie gemischte Leistungen (privat/betrieblich) schriftlich oder über getrennte Rechnungspositionen, damit eine Aufteilung nachvollziehbar ist. Prüfpunkt: Es gibt getrennte Positionen oder eine dokumentierte Stunden-/Leistungsaufteilung.
• Legen Sie Zahlungsnachweise sofort ab, weil bei EÜR oft der Zahlungszeitpunkt entscheidend ist. Prüfpunkt: Kontoauszug/Überweisungsbeleg zeigt Empfänger, Betrag, Datum und Verwendungszweck.
• Speichern Sie die eingereichte Version von Businessplan und Finanzplanung in einem festen Ordner, damit der Bezug zur Leistung belegbar bleibt. Prüfpunkt: Dateien sind datiert (z. B. „Stand_2026-02“) und entsprechen dem tatsächlich eingereichten Set.
• Halten Sie kurz fest, wofür die Tragfähigkeitsbescheinigung genutzt wird (z. B. Antrag Gründungszuschuss), um den betrieblichen Anlass zu dokumentieren. Prüfpunkt: Eine 3–5 Zeilen-Notiz nennt Zweck, Datum und geplanten Tätigkeitsstart.
• Klären Sie vor dem Vorsteuerabzug, ob Sie als Kleinunternehmer auftreten, damit es später keine Korrekturen gibt. Prüfpunkt: Sie haben schriftlich entschieden „Kleinunternehmer ja/nein“ und die Rechnung weist Umsatzsteuer korrekt aus.
• Prüfen Sie bei umsatzsteuerpflichtiger Tätigkeit, ob die Rechnung die notwendigen Angaben enthält, damit Vorsteuer überhaupt möglich wäre. Prüfpunkt: Rechnung enthält u. a. Leistungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und Umsatzsteuerbetrag.
• Ordnen Sie die Ausgabe in Ihrer Buchführung einer klaren Kategorie zu (Gründungskosten/Betriebsausgaben), damit die Auswertung stimmig bleibt. Prüfpunkt: In Ihrer Buchungsübersicht ist der Beleg auffindbar und mit einem aussagekräftigen Buchungstext versehen.
• Bewahren Sie Belege und zugehörige Unterlagen strukturiert auf, um Nachweise vollständig vorlegen zu können. Prüfpunkt: Ablage enthält Rechnung, Zahlungsnachweis und zugehörige Konzeptunterlagen; Aufbewahrung orientiert sich an den Grundsätzen der Aufbewahrung (z. B. AO § 147).

Fehler und Korrekturen

Rechnung ist zu allgemein („Beratung“) und ohne Gründungsbezug

• Problem: Der Leistungsinhalt ist nicht prüfbar; die betriebliche Veranlassung bleibt unklar.
• Korrektur: Bitten Sie um eine ergänzende Leistungsbeschreibung oder eine korrigierte Rechnung mit konkreten Positionen (Tragfähigkeitsprüfung, Businessplan, Finanzplanung).

Rechnung läuft auf eine andere Person oder falsche Anschrift

• Problem: Die Ausgabe lässt sich Ihrer Gründung schwerer zuordnen.
• Korrektur: Lassen Sie den Rechnungsempfänger berichtigen oder dokumentieren Sie schriftlich, warum Sie wirtschaftlich Leistungsempfänger sind (z. B. Gründungsunterlagen, E-Mail-Korrespondenz).

Businessplan/Finanzplanung wurden überarbeitet, aber nicht archiviert

• Problem: Sie können später nicht mehr zeigen, was tatsächlich erstellt oder geprüft wurde.
• Korrektur: Speichern Sie die eingereichten Endstände, plus ein kurzes Änderungsprotokoll (z. B. „Annahmen angepasst: Preis, Auslastung, Kosten“).

Vorsteuer gezogen, obwohl Kleinunternehmerregelung angewendet wird

• Problem: Umsatzsteuerliche Behandlung passt nicht zur gewählten Regelung.
• Korrektur: Korrigieren Sie die Behandlung zeitnah und dokumentieren Sie die Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung (Grundlagen: UStG § 19).

Unterlagenmix: privat und betrieblich in einem Ordner ohne Struktur

• Problem: Bei Rückfragen dauert die Nachweisführung unnötig lange.
• Korrektur: Legen Sie eine klare Ordnerstruktur an: „Rechnung“, „Zahlung“, „Businessplan“, „Finanzplanung“, „Arbeitsagentur/Antrag“.