Fachkundige Stelle: Voraussetzungen für Ihre Finanzplanung

Schnellantwort: Eine fachkundige Stelle erwartet keine „perfekten“ Zahlen, sondern eine vollständige, nachvollziehbare Finanzplanung mit herleitbaren Annahmen und sauberer Liquidität. Wenn Businessplan und Zahlen logisch zusammenpassen und Ihre Lebenshaltung (Unternehmerlohn) realistisch abgebildet ist, steigen die Chancen auf eine tragfähige fachkundige Stellungnahme. Sobald Annahmen oder Finanzierungslücken ungeklärt sind, sollten Sie vor der Einreichung gezielt nachschärfen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Worum es bei den Voraussetzungen geht: Nicht Formalien, sondern Plausibilität: Zahlen müssen zum Businessplan passen und in sich stimmig sein.
• Mindest-Unterlagen (häufig erwartet): Businessplan, Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie Umsatz- und Rentabilitätsvorschau; diese Unterlagen nennt auch die Bundesagentur für Arbeit für die Stellungnahme. Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen
• Typische Knackpunkte in der Finanzplanung: Herleitung von Umsatzannahmen, realistische Kosten inklusive Unternehmerlohn, und ein Liquiditätsplan ohne verdeckte Engpässe.
• Wichtig für den Gründungszuschuss: Die fachkundige Stellungnahme ist Teil des Tragfähigkeitsnachweises gegenüber der Arbeitsagentur; es gibt keinen automatischen Anspruch. § 93 SGB III (Gründungszuschuss)
• So vermeiden Sie Rückfragen: Arbeiten Sie mit nachvollziehbaren Belegen/Quellen (Angebote, Mietkonditionen, Preisliste, Vergleichswerte) und dokumentieren Sie Annahmen kurz.

Wenn Sie Ihre Finanzplanung strukturiert auf Tragfähigkeit prüfen lassen möchten, finden Sie den nächsten Schritt in unserer Übersicht zur fachkundigen Stellungnahme.

Wer diesen Artikel braucht: Gründerinnen und Gründer, die eine fachkundige Stellungnahme vorbereiten – häufig im Kontext des Gründungszuschusses – und unsicher sind, welche Voraussetzungen eine fachkundige Stelle bei der Finanzplanung praktisch anlegt. Am Ende sollten Sie entscheiden können, ob Ihre Unterlagen „einreichungsreif“ sind oder welche zwei bis drei Korrekturen zuerst den größten Effekt haben.

Kurzüberblick

„Voraussetzungen“ meint bei der fachkundigen Stelle vor allem: Ihre Finanzplanung ist vollständig, verständlich und durch Annahmen belegbar. Die Prüferinnen und Prüfer schauen, ob die Zahlen den Businessplan abbilden, ob Finanzierung und Liquidität geschlossen sind und ob Ihre Qualifikation sowie die Rahmenbedingungen (z. B. Zulassungen) zur Umsetzung passen. Ziel ist eine fachkundige Stellungnahme zur Tragfähigkeit – die Entscheidung über den Gründungszuschuss trifft weiterhin die Arbeitsagentur.

Voraussetzungen und Unterlagen

1) Was eine fachkundige Stelle an der Finanzplanung prüft

Eine fachkundige Stelle plausibilisiert die Tragfähigkeit. Das ist keine „Bankprüfung“, aber deutlich mehr als ein Rechenfehler-Check. Besonders wichtig sind:

• Konsistenz: Ihr Businessplan (Angebot, Zielgruppe, Vertrieb, Kapazität) erklärt, wie Umsatz entsteht – und die Zahlen bilden genau diese Logik ab.
• Herleitung statt Wunschwerte: Preise, Mengen, Auslastung und Conversion müssen nachvollziehbar sein (z. B. durch Marktpreise, Angebote, Testverkäufe, Vergleichswerte).
• Vollständigkeit: Einmalige Kosten (Gründung, Ausstattung), laufende Kosten (Miete, Versicherungen, Software), Steuern/Abgaben und private Lebenshaltung werden nicht „vergessen“.
• Liquidität: Gewinn auf dem Papier reicht nicht, wenn Zahlungsziele, Vorsteuer, saisonale Schwankungen oder Anlaufkosten die Kasse leerlaufen lassen.

Für den Gründungszuschuss ist zudem relevant, dass der Tragfähigkeitsnachweis gegenüber der Agentur für Arbeit über die Stellungnahme einer fachkundigen Stelle erfolgt; fachkundige Stellen sind im Gesetz beispielhaft genannt (u. a. IHK/HWK, Kammern, Verbände, Kreditinstitute). § 93 SGB III (Gründungszuschuss)

2) Unterlagen: Was meist als „Mindestpaket“ gilt

Die Bundesagentur für Arbeit benennt für die Stellungnahme zur fachkundigen Stelle drei Kernunterlagen: Businessplan, Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie Umsatz- und Rentabilitätsvorschau. Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen

In der Praxis verlangen viele fachkundige Stellen darüber hinaus (oder implizit durch ihre Formblätter):

• Liquiditätsplan (monatlich): besonders bei Anlaufphasen, Vorfinanzierung, längeren Zahlungszielen oder saisonalem Geschäft. (Beispielhaft nennen IHKs oft mindestens 12 Monate monatlich.) IHK Lippe: Unterlagen gut vorbereitet
• Nachweise/Belege: Angebote, Mietentwurf, Preislisten, Versicherungsinformationen, Finanzierungszusagen – nicht als „Papierstapel“, sondern als Begründung für einzelne Annahmen.
• Qualifikation und Rahmenbedingungen: Lebenslauf, relevante Nachweise, ggf. Zulassungen/Konzessionen (je nach Tätigkeit). Eine Übersicht zur fachkundigen Stellungnahme betont auch die Prüfung von Kenntnissen und ggf. Zulassungsvoraussetzungen. Existenzgründungsportal (PDF): Fachkundige Stellungnahme / Tragfähigkeitsprüfung

3) Praxis-Navigator: So muss die Finanzplanung „geschlossen“ sein

Die meisten Rückfragen entstehen an Übergängen zwischen Teilplänen. Eine robuste Finanzplanung ist wie eine Kette – die Übergänge müssen passen:

• Kapitalbedarf → Finanzierung: Jede Anschaffung/Anlaufkostenposition hat eine Finanzierungsquelle (Eigenmittel, Darlehen, Leasing, Zuschuss, Zahlungsziel).
• Umsatzlogik → Rentabilität: Aus Preis × Menge (und ggf. Auslastung) werden Umsätze, daraus nach variablen Kosten der Deckungsbeitrag, dann Fixkosten, dann Ergebnis.
• Rentabilität → Liquidität: Abschreibungen, Umsatzsteuer, Tilgung, Zahlungsziele, Privatentnahmen und Steuern werden cash-wirksam richtig abgebildet.

Entscheidungshilfe (kompakt)

Wenn Sie bei einem der Punkte „Nein“ sagen, lohnt zuerst eine Korrektur – bevor Sie Unterlagen zur fachkundigen Stellungnahme verschicken:

• Können Sie jede Umsatzannahme in einem Satz begründen? (Quelle/Mechanik)
• Ist der Unternehmerlohn realistisch und im Cashflow enthalten?
• Gibt es in den ersten 12 Monaten einen negativen Kontostand? (Liquiditätslücke)
• Ist die Finanzierung vollständig zugesagt oder alternativ geplant? (Plan B)

4) Mini-Übersicht: Welche Bausteine die Prüfung erleichtern

Ablauf und Fristen

Der konkrete Prozess hängt von der gewählten fachkundigen Stelle ab (IHK, HWK, Verband, Steuerberatung, Bank u. a.). Für den Gründungszuschuss gibt es jedoch typische Schritte:

1. Vorabklärung mit der Arbeitsagentur: Klären Sie, ob die Grundvoraussetzungen (u. a. Restanspruch auf Arbeitslosengeld, Zeitpunkt der Aufnahme) grundsätzlich passen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen finden sich in § 93 SGB III. § 93 SGB III (Gründungszuschuss)

2. Unterlagenpaket erstellen: Mindestens Businessplan, Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie Umsatz- und Rentabilitätsvorschau; je nach Stelle ergänzt um Liquiditätsplan, Qualifikationsnachweise und weitere Formulare. Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen

3. Einreichung bei der fachkundigen Stelle: Oft inklusive BA-Formblatt. Einige Stellen arbeiten nach Sichtung mit Rückfragen oder Gespräch.

4. Rückfragen und Nachbesserung: Das ist normal – entscheidend ist, dass Sie Änderungen sauber dokumentieren (Version, Datum, Annahmen).

5. Fachkundige Stellungnahme erhalten und einreichen: Die Stellungnahme ist ein Baustein im Antrag bei der Arbeitsagentur.

Zu Fristen/Bearbeitungszeiten: Diese variieren nach Stelle und Auslastung. Eine aktuelle Übersicht des Existenzgründungsportals nennt als Orientierung, dass die Bearbeitung „in aller Regel“ nicht länger als 14 Tage dauere – gleichzeitig aber häufig Rückfragen entstehen, wenn Businesspläne nicht schlüssig sind. Existenzgründungsportal (PDF): Fachkundige Stellungnahme / Tragfähigkeitsprüfung

Kostenhinweis (wichtig für die Planung): Die Bundesagentur für Arbeit weist darauf hin, dass die Agentur für Arbeit keine Kosten übernimmt, die Ihnen durch die Wahl der fachkundigen Stelle entstehen. Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen

Häufige Fehler und Korrekturen

Umsatzannahmen ohne belastbare Herleitung

• Problem: Umsätze sind als Monatswert gesetzt, ohne Mechanik (Preis, Menge, Kapazität, Vertriebsweg).
• Korrektur: Bauen Sie Umsatz von unten nach oben auf (z. B. Kontakte → Angebote → Abschlüsse → Aufträge) und dokumentieren Sie die wichtigste Quelle je Treiber.

Unternehmerlohn fehlt oder ist nur „Restgröße“

• Problem: Die Planung zeigt Gewinn, aber es ist unklar, wovon Sie privat leben.
• Korrektur: Definieren Sie einen realistischen monatlichen Unternehmerlohn/Privatentnahme und prüfen Sie, ob Liquidität und Rentabilität danach noch tragfähig sind.

„Gewinn“ vorhanden, aber Liquidität bricht ein

• Problem: Zahlungsziele, Umsatzsteuer, Tilgung oder Anlaufkosten erzeugen negative Kontostände.
• Korrektur: Ergänzen Sie einen monatlichen Liquiditätsplan mit Zahlungszielen, Umsatzsteuerlogik und Tilgung; planen Sie eine Reserve oder vereinbaren Sie Anlauf-Zahlungsziele.

Finanzierung nicht geschlossen

• Problem: Kapitalbedarf ist vollständig, aber die Finanzierungsquellen sind teilweise „geplant“ ohne Alternative.
• Korrektur: Arbeiten Sie mit Szenarien: Zusage A, Alternative B (Leasing statt Kauf, geringere Anfangsausstattung, stufenweiser Start). Wichtig ist, dass Kapitalbedarf und Finanzierung rechnerisch aufgehen.

Einmalige Kosten und Nebenkosten werden unterschätzt

• Problem: Gründung, Beratung, Einrichtungsaufwand, Kaution, Versand/Verpackung oder Nebenkosten tauchen nicht auf.
• Korrektur: Ergänzen Sie eine Startkostenliste (einmalig) und prüfen Sie, ob diese im Kapitalbedarf und in der Liquidität abgedeckt ist.

Steuer- und Umsatzsteuerwirkung ist unklar

• Problem: Brutto/Netto werden gemischt oder Umsatzsteuer wird weder als Durchlaufposten noch in der Liquidität abgebildet.
• Korrektur: Legen Sie eindeutig fest, ob Sie netto planen, und bilden Sie Umsatzsteuer-Zahlungen/Erstattungen sowie ggf. Einkommensteuer-Vorauszahlungen realistisch im Cashflow ab.

Checkliste

• Stellen Sie Ihren Businessplan so auf, dass jede Zahl in der Finanzplanung aus einer Textaussage ableitbar ist (Angebot, Zielgruppe, Vertrieb, Kapazität). So vermeiden Sie Widersprüche in der fachkundigen Stellungnahme. Prüfpunkt: Zu jeder Umsatzposition gibt es im Text eine passende Erklärung (Preis, Menge, Zeitraum, Vertriebskanal).

• Erstellen Sie einen Kapitalbedarfsplan, der Einmalkosten und Startkosten vollständig enthält, damit die Finanzierung nicht „nachträglich“ geflickt werden muss. Prüfpunkt: Jede Anschaffung/Startposition hat Betrag, Zeitpunkt und kurze Begründung (wichtig/optional).

• Schließen Sie den Finanzierungsplan rechnerisch und inhaltlich: Eigenmittel, Darlehen, Leasing, Zahlungsziele und Reserven müssen zusammen den Kapitalbedarf decken. Prüfpunkt: Kapitalbedarf und Finanzierung sind exakt gleich hoch; es gibt keine offene Restlücke.

• Leiten Sie Umsätze aus nachvollziehbaren Annahmen ab (Preislisten, Vergleichspreise, Kapazität, Testkunden), statt nur Zielwerte einzutragen. Prüfpunkt: Eine außenstehende Person kann die Umsatzlogik in 2 Minuten nachrechnen (Preis × Menge × Zeitraum).

• Trennen Sie variable Kosten und Fixkosten und erklären Sie die wichtigsten Kostentreiber kurz, damit die Rentabilitätsvorschau verständlich bleibt. Prüfpunkt: Die Top-5-Kostenpositionen sind benannt und jeweils mit einer Quelle/Begründung hinterlegt.

• Planen Sie einen monatlichen Liquiditätsplan für mindestens 12 Monate, insbesondere wenn Anlauf, Saison oder Zahlungsziele eine Rolle spielen. Prüfpunkt: Es gibt keinen Monat mit negativem Endbestand – oder es ist eine konkrete Gegenmaßnahme dokumentiert.

• Setzen Sie einen realistischen Unternehmerlohn/Privatentnahme an, damit Tragfähigkeit nicht nur „im Betrieb“ entsteht, sondern auch privat. Prüfpunkt: Unternehmerlohn ist als feste Position in der Liquidität enthalten und wird im Text kurz begründet.

• Prüfen Sie, ob Umsatzsteuer, Tilgung und Versicherungen cash-wirksam korrekt abgebildet sind, um Scheinsicherheit zu vermeiden. Prüfpunkt: Umsatzsteuer-Zahlungen/Erstattungen und Tilgungen sind im Liquiditätsplan als eigene Zeilen erkennbar.

• Legen Sie zwei Szenarien an (Basis und vorsichtig), damit Sie auf Rückfragen der fachkundigen Stelle schnell reagieren können. Prüfpunkt: Im vorsichtigen Szenario bleibt die Liquidität stabil oder Sie benennen klare Anpassungen (Kostenstopp, späterer Start, Reserve).

• Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen in einer klaren Reihenfolge zusammen (Businessplan, Kapitalbedarf/Finanzierung, Rentabilität, Liquidität, Nachweise), damit die Prüfung effizient laufen kann. Prüfpunkt: Das Paket ist als PDF-Mappe oder Ordner strukturiert, und jedes Dokument ist datiert/versioniert.

• Klären Sie früh, welche fachkundige Stelle für Ihr Vorhaben zuständig ist (z. B. IHK vs. HWK) und welche Formblätter verlangt werden. Prüfpunkt: Sie haben die zuständige Stelle benannt und die Liste der geforderten Unterlagen schriftlich bestätigt (E-Mail/Checkliste/Website).

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihre Unterlagen für den Gründungszuschuss vorbereiten, lohnt es sich, die Finanzplanung vorab wie eine Prüferin oder ein Prüfer zu lesen: Stimmen Annahmen, Nachweise und Liquidität ohne Interpretationsspielraum? Für eine strukturierte, sachliche Durchsicht Ihrer Unterlagen zur fachkundigen Stellungnahme finden Sie hier die passenden Informationen: fachkundige Stellungnahme. Ergänzende Entscheidungshilfen und Beispiele zur Planung finden Sie außerdem im Blog.