Fachkundige Stellungnahme: Unterlagen und Finanzplanung für Freiberufler

Schnellantwort: Für die fachkundige Stellungnahme zum Gründungszuschuss brauchen Freiberufler in der Praxis vor allem einen schlüssigen Businessplan und eine nachvollziehbare Finanzplanung – plus passende Nachweise, auch ohne Gewerbeanmeldung. Entscheidend ist, dass Annahmen und Zahlen für die Arbeitsagentur prüfbar zusammenpassen. Wenn Ihnen bei Unterlagen oder Finanzlogik noch Lücken auffallen, sollten Sie zuerst gezielt nachschärfen und erst dann einreichen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kernpaket für die Tragfähigkeitsprüfung: Businessplan, Finanzplanung (Kapitalbedarf/Finanzierung, Umsatz-/Kosten- und Liquiditätsvorschau) und ein stimmiges Gesamtbild aus Angebot, Zielgruppe und Vermarktung. Die Arbeitsagentur beschreibt den Gründungszuschuss als Ermessensleistung und nennt die Antragsschritte inkl. Tragfähigkeitsbescheinigung. (Bundesagentur für Arbeit)
• Freiberufler ohne Gewerbeanmeldung: Häufig geht es nicht um einen Gewerbeschein, sondern um die klare Einordnung der Tätigkeit und um Start-/Registrierungsnachweise (je nach Fall z. B. steuerliche Erfassung). Für die Abgrenzung „freiberuflich“ ist u. a. § 18 EStG ein wichtiger Anker. (§ 18 EStG)
• Fachkundige Stelle passend wählen: Die fachkundige Stellungnahme muss von einer fachkundigen Stelle kommen – welche Stellen akzeptiert werden, ist im Verfahren relevant und sollte vorab geklärt werden. Die Tragfähigkeitsbescheinigung ist Teil der gesetzlichen Ausgestaltung. (§ 93 SGB III)
• Finanzplanung ist keine Formsache: Die Arbeitsagentur prüft Plausibilität (Zeitbudget, Preise, Auslastung, Kosten, Steuern/Beiträge, Privatbedarf) – nicht perfekte „Schönwetterzahlen“.
• Wenn Sie Ihre Unterlagen strukturiert prüfen lassen möchten, ist die Seite zur fachkundigen Stellungnahme ein sinnvoller nächster Schritt.

Wer hier richtig ist: Dieser Beitrag richtet sich an Freiberufler, die den Gründungszuschuss vorbereiten und konkret wissen wollen, welche Unterlagen die fachkundige Stellungnahme tragen – insbesondere rund um Businessplan und Finanzplanung. Als nächstes sollten Sie entscheiden, ob Ihre Unterlagen bereits „prüffähig“ sind oder ob zuerst ein gezielter Nachschärfungsdurchgang sinnvoll ist.

Kurzüberblick

Die fachkundige Stellungnahme (Tragfähigkeitsbescheinigung) soll nachvollziehbar machen, dass Ihr Vorhaben wirtschaftlich tragfähig ist und Sie die selbstständige Tätigkeit realistisch umsetzen können. Für Freiberufler ist die typische Herausforderung, die Unterlagen ohne Gewerbeanmeldung sauber zu begründen und die Finanzplanung so zu bauen, dass sie zu Angebot, Zeitbudget und Marktzugang passt. Dieser Beitrag ist als transactional_support-Leitfaden aufgebaut: konkrete Unterlagen, klare Prüfpunkte und ein nächster Schritt.

Voraussetzungen und Unterlagen

Was die fachkundige Stellungnahme „sehen“ will

In der Praxis wird nicht „möglichst viel Papier“ belohnt, sondern ein konsistentes Set aus:

• Businessplan: Was Sie anbieten, für wen, zu welchem Preis, über welche Kanäle, mit welchen Abläufen.
• Finanzplanung: Wie sich daraus Umsätze, Kosten, Liquidität und Ihre private Tragfähigkeit ergeben.
• Nachweisen: Warum Sie das leisten können (Qualifikation) und warum es Nachfrage gibt (Markt/Referenzen/Signale).

Rechtlich ist der Gründungszuschuss im SGB III verankert und wird als Ermessensleistung ausgestaltet; die Tragfähigkeitsbescheinigung ist Bestandteil des Verfahrens. (§ 93 SGB III, § 94 SGB III, Bundesagentur für Arbeit)

Unterlagenpaket für Freiberufler (mit konkretem nächsten Schritt)

Die folgende Übersicht ist bewusst praxisnah. Welche Anlagen Ihre Arbeitsagentur im Einzelfall verlangt, kann variieren – klären Sie das früh.

Freiberuflich starten: Was Sie statt Gewerbeanmeldung sauber darstellen sollten

Viele Freiberufler stolpern nicht an der Idee, sondern an der unpräzisen Einordnung:

• Tätigkeitsbeschreibung: Schreiben Sie nicht „Beratung/Coaching/IT“, sondern konkret (z. B. „Ernährungsberatung für …“, „UX-Research für …“, „Übersetzungen DE–EN Fachgebiet …“).
• Abgrenzung freier Beruf vs. Gewerbe: Je nach Tätigkeit kann die Einordnung unterschiedlich ausfallen. § 18 EStG bietet hierfür einen gesetzlichen Bezugspunkt. (§ 18 EStG)
• Zulassungen/Berufsrecht: Bei bestimmten freien Berufen (z. B. Heilberufe, rechts-/steuerberatende Berufe) sind berufsrechtliche Voraussetzungen wichtiger als jede Marketingfolie. Wenn etwas genehmigungs- oder zulassungspflichtig ist, sollte das in den Unterlagen sichtbar gelöst sein.

Wichtig: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Er hilft Ihnen, die Unterlagen so aufzubauen, dass die Logik für die Prüfung nachvollziehbar wird.

Finanzplanung: Worauf es bei Freiberuflern besonders ankommt

Bei freiberuflichen Dienstleistungen hängt Tragfähigkeit stark an Zeit, Preis, Auslastung und Zahlungszielen. Eine belastbare Finanzplanung beantwortet deshalb mindestens diese Punkte:

• Zeitbudget realistisch: Wie viele Stunden pro Woche stehen nach Akquise, Administration, Weiterbildung und ggf. Familie wirklich für abrechenbare Leistung zur Verfügung?
• Preislogik nachvollziehbar: Warum ist Ihr Preis am Markt plausibel (Benchmark, Erfahrung, Spezialisierung, Nutzen)?
• Ramp-up sichtbar: In den ersten Monaten ist Auslastung meist niedriger. Planen Sie Anlauf realistisch statt „ab Monat 1 voll“.
• Liquidität getrennt von Gewinn: Selbst wenn die Rentabilität „passt“, können Zahlungsziele (z. B. 30 Tage) und Steuertermine Liquiditätslücken erzeugen.
• Private Tragfähigkeit: Können Sie Ihre laufenden privaten Ausgaben realistisch decken, ohne dass die Planung dafür „unsichtbare“ Geldquellen annimmt?

Kurzes Rechenbeispiel (Plausibilitätscheck): Angenommen, Sie bieten Coaching-Pakete an.

• 12 abrechenbare Stunden/Woche (realistisch nach Akquise/Admin)
• 120 € pro Stunde im Durchschnitt
• Monatlich ca. 48 abrechenbare Stunden → ca. 5.760 € Umsatz/Monat Wenn Ihre Umsatzplanung deutlich darüber liegt, brauchen Sie entweder (a) höhere Preise, (b) mehr abrechenbare Zeit oder (c) Produktisierung (z. B. Gruppen/Onlinekurse). Die fachkundige Stelle wird typischerweise genau diese Logik abgleichen.

Ablauf und Fristen

Die Details unterscheiden sich je Arbeitsagentur und individueller Situation, aber der typische Ablauf ist gut planbar. Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt den Antrag und die erforderlichen Schritte online. (Bundesagentur für Arbeit)

Typische Stolpersteine und Korrekturen

Unklare Einordnung „freiberuflich“

• Problem: Die Tätigkeit wird zu allgemein beschrieben; die Einordnung wirkt wie ein Nebensatz.
• Korrektur: Formulieren Sie eine präzise Leistungsbeschreibung und begründen Sie die Einordnung (falls passend) mit Bezug auf § 18 EStG; ergänzen Sie berufsbezogene Nachweise. (§ 18 EStG)

Umsatzplanung ohne Kapazitätslogik

• Problem: Umsätze steigen stark, ohne dass Zeitbudget, Vertrieb und Prozess mitwachsen.
• Korrektur: Legen Sie pro Monat eine realistische Zahl an abrechenbaren Stunden/Einheiten fest und leiten Sie Umsätze daraus ab; erklären Sie Ramp-up und Akquisezeit.

Liquidität „vergessen“

• Problem: Es gibt nur eine Rentabilitätsvorschau, aber keine Planung von Zahlungszeitpunkten.
• Korrektur: Ergänzen Sie einen Liquiditätsplan mit Steuer-/Beitragszahlungen und Zahlungszielen; zeigen Sie Reserve/Plan B für Engpässe.

Privatbedarf und Absicherung nicht abgebildet

• Problem: Die Planung ignoriert Krankenversicherung, Altersvorsorge oder private Fixkosten.
• Korrektur: Rechnen Sie private Monatskosten transparent ein und belegen Sie wesentliche Beiträge mit realistischen Werten.

Nachweise wirken „dekorativ“

• Problem: Es werden viele Anlagen angehängt, aber ohne Bezug zur Aussage im Businessplan.
• Korrektur: Verknüpfen Sie jede zentrale Behauptung (Preis, Nachfrage, Qualifikation) mit 1–2 konkreten Belegen und verweisen Sie im Text gezielt darauf.

Checkliste

• Klären Sie mit Ihrer Ansprechperson bei der Arbeitsagentur die konkrete Unterlagenliste und Fristen, damit Sie Nachforderungen vermeiden. Prüfpunkt: Sie haben eine dokumentierte Liste (Notiz/E-Mail) und können jede geforderte Anlage als Datei oder Ausdruck zuordnen.
• Beschreiben Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit in einem präzisen Satz, weil die Einordnung und die fachkundige Stelle davon abhängen. Prüfpunkt: Der Satz enthält Leistung, Zielgruppe und Spezialisierung; eine außenstehende Person kann die Tätigkeit ohne Rückfragen wiedergeben.
• Legen Sie Ihren Businessplan so an, dass jede Zahl aus der Finanzplanung im Text eine Begründung hat. Prüfpunkt: Für Umsatz, Preis, Auslastung und Hauptkosten existiert jeweils eine benannte Annahme im Textteil.
• Bauen Sie die Umsatzplanung aus Kapazität und Preis auf (nicht umgekehrt), damit die Tragfähigkeit prüfbar bleibt. Prüfpunkt: Sie können für jeden Monat zeigen: abrechenbare Einheiten/Std. × Preis = Umsatz (inkl. realistischer Ramp-up-Phase).
• Ergänzen Sie einen Liquiditätsplan, weil Zahlungsziele und Steuertermine sonst unsichtbare Risiken erzeugen. Prüfpunkt: Ein- und Auszahlungen sind monatlich geplant; kritische Monate sind markiert und mit Maßnahme/Reserve hinterlegt.
• Sammeln Sie Belege zu zentralen Kostenpositionen, damit die Kostenplanung nicht wie geschätzt wirkt. Prüfpunkt: Für die größten 5 Kostenposten liegt je ein Angebot, Tarif oder nachvollziehbarer Quellenwert vor.
• Stellen Sie Ihren privaten Finanzbedarf transparent dar, weil die Planung sonst an der Lebensrealität vorbeigeht. Prüfpunkt: Krankenversicherung und private Fixkosten sind als Monatsbeträge enthalten und in der Liquidität berücksichtigt.
• Dokumentieren Sie Nachfrage- oder Marktsignale, damit Ihr Vorhaben nicht nur als Annahme erscheint. Prüfpunkt: Sie haben mindestens 3 datierte Signale (Anfrage, Absichtserklärung, Testkunde, Warteliste) mit klarer Zuordnung zu Ihrer Zielgruppe.
• Ordnen Sie Qualifikations- und Referenznachweise gezielt, damit die fachkundige Prüfung Ihre Umsetzungsfähigkeit schnell erkennt. Prüfpunkt: Ein Inhaltsverzeichnis zeigt, welches Dokument welche Kernkompetenz stützt (statt unsortierter Sammelanhänge).
• Prüfen Sie vorab, ob die von Ihnen gewählte fachkundige Stelle Ihr Vorhaben fachlich abdeckt, um Zeitverlust zu vermeiden. Prüfpunkt: Sie haben eine schriftliche oder eindeutig dokumentierte Auskunft, welche Unterlagen/Formate die Stelle erwartet.
• Erstellen Sie eine Einreichmappe (Index + Versionen), damit Rückfragen eindeutig beantwortet werden können. Prüfpunkt: Dateinamen enthalten Datum/Version; jede Anlage ist im Index mit 1:1 gleichem Namen auffindbar.

Nächster Schritt

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Unterlagen über unsere Seite zur fachkundigen Stellungnahme strukturiert zur Prüfung vorbereiten – mit dem Ziel, dass Businessplan und Finanzplanung für die Arbeitsagentur prüfbar zusammenpassen. Für weitere Orientierung rund um Gründung und Förderung finden Sie ergänzende Beiträge im Blog.